Als directeur van een stichting neem je soms beslissingen met een grote financiële impact. De wereld verandert snel en de impact van de veranderingen zijn vaak groot. Soms is het spannend en weet je niet of je de juiste beslissing genomen hebt. Hoe zorg je ervoor dat je het gevoel hebt om 'in control' te zijn?
Heb je wel eens ervaren om niet “in control” te zijn? Ben je niet in control, dan voel je je vaak machteloos en onzeker en denk je aan de risico’s die je loopt. Als je je verplaatst in de mensen, die zwaar getroffen zijn door bijvoorbeeld de coronacrisis of de toeslagenaffaire, dan voel en zie je de ontreddering en verslagenheid.
Als jouw aannames bij die beslissingen niet stroken met de dagelijkse realiteit, dan is het als directeur van belang om tijdig bij te sturen, maar hoe doe je dat?
Onderstaand plaatje laat het proces zien om als stichting in control te blijven.
Heb je dit proces op orde?
· Heeft jouw stichting een heldere en concrete doelstelling?
· Heeft jouw stichting een heldere strategie om dat doel of die doelen te bereiken?
· Weet je wat er nodig is om die strategie uit te voeren (de kritische prestatie indicatoren – KPI’s)?
· Heb je de KPI’s vastgelegd in een dashboard?
· Monitor je periodiek de voortgang en grijp je in als de indicatoren zich ontwikkelen buiten de tolerantiegrenzen ( de “AU”momenten).
Heb je jouw mensen betrokken bij het bepalen van de inhoud? Hebben jullie consensus over de inhoud? Voelen jouw mensen zich verantwoordelijk en denken ze mee?
In control zijn/blijven is een gemeenschappelijke taak. Alle bestuurders en medewerkers hebben daarin hun verantwoordelijkheid. Eenvoudiger gezegd dan gedaan, omdat je te maken krijgt met de ego’s van mensen. Mensen vinden het lastig om open te staan voor meningen, die anders zijn. Zij willen graag gelijk hebben en alles wat niet past in het zelfbeeld, dringt niet door. Wat kan je als directeur doen om hier zo goed mogelijk mee om te gaan?
Tip 1: Betrek iedereen bij de inhoud.
Mensen overtuigen van jouw standpunten werkt niet of nauwelijks. De defensiemechanismen in de vorm van: ja, maar ……… winnen het in bijna alle gevallen. Als je maar lang genoeg anderen probeert te overtuigen, dan haken ze af en verlies je hun sympathie, die je keihard nodig hebt om samen de gewenste resultaten te bereiken.
Je betrekt mensen door open vragen te stellen en echt rekening te houden met hun antwoorden. De manier om het defensiemechanisme van mensen te omzeilen, is open vragen te stellen.
Tip 2: Deel veel informatie
Mensen houden van feiten en zijn nieuwsgierig. Zij willen ook graag meedenken en houden van oplossingen bedenken als er “AU” momenten zijn.
Tip 3: Zoom regelmatig in
Reflecteer regelmatig met de betrokkenen hoe de prestatie indicatoren zich ontwikkelen en stel open vragen om de aannames, die geleid hebben tot de prestatie indicatoren, te toetsen. Het is heel inspirerend om met een groepje een vraagstuk op te lossen. Regisseer als directeur meer het proces dan dat je je bemoeit met de inhoud. Houd je eigen mening zo lang mogelijk achter en breng deze pas in door een vraag te stellen aan het einde van het proces.
Tip 4: Doe regelmatig aan zelfreflectie
Als je een vervelend gevoel overhoudt aan een gesprek of een bijeenkomst, blijf dan eens stil staan bij wat maakt dat dat gevoel er is. Vaak is de oorzaak een verschil in overtuigingen, waarbij beiden niet in staat zijn geweest het verschil op een bevredigende manier te overbruggen. De ander is wel de aanleiding van jouw gevoel, maar nooit de oorzaak. Onderzoek eens voor jezelf of jouw overtuigingen valide zijn.
Naast het goed inrichten van het proces is mensen betrekken bij de inhoud een belangrijke kritische succesfactor. Door je te houden aan deze 4 tips, kom je een eind. Ik kan je uit eigen ervaring vertellen dat het niet meevalt, maar als je je hierin bekwaamt, wordt het leven als directeur een stuk aangenamer.
1 februari 2021
Nico de Vrij
